Umowa na okres próbny, określony i nieokreślony – porównanie

Wybór rodzaju umowy o pracę wpływa na elastyczność zatrudnienia, ryzyko sporów i stabilność zespołu. Poniżej porównujemy z perspektywy pracodawcy trzy podstawowe formy: umowę na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony. Przepisy się zmieniają, więc przed podpisaniem umowy sprawdź aktualny stan prawny.

Umowa na okres próbny: sprawdzenie przed decyzją

To najkrótsza forma zatrudnienia. Może trwać maksymalnie 3 miesiące i służy ocenie, czy pracownik nadaje się do danej pracy, a stanowisko spełnia jego oczekiwania. Okres wypowiedzenia jest tu bardzo krótki i zależy od długości umowy: wynosi kilka dni roboczych, tydzień albo dwa tygodnie. Dokładne progi warto sprawdzić w Kodeksie pracy.

Zalety dla pracodawcy:

• możliwość szybkiego zakończenia współpracy, jeśli pracownik się nie sprawdzi,
• niskie zobowiązanie na starcie,
• czas na ocenę umiejętności, których nie widać podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Wady i ograniczenia:

• trzy miesiące to krótki czas na ocenę stanowisk, gdzie wyniki widać dopiero po dłuższym okresie,
• umowa próbna nie służy do obchodzenia przepisów, a jej ponowne zawieranie z tą samą osobą na to samo stanowisko jest ograniczone,
• część kandydatów traktuje ją jako mało atrakcyjną ofertę, zwłaszcza na rynku, na którym o fachowców trudno.

Umowa na czas określony: elastyczność z ograniczeniami

Ta forma sprawdza się przy pracach z góry ograniczonych w czasie: zastępstwie, projekcie albo sezonowym wzroście zamówień. Data zakończenia jest ustalona z góry, więc nie trzeba wypowiadać umowy, by współpraca się skończyła.

Elastyczność jest jednak mniejsza, niż często zakładają pracodawcy. Warto pamiętać o kilku zasadach:

• Limity łączenia umów. Kodeks pracy ogranicza łączny czas trwania kolejnych umów na czas określony oraz ich liczbę. Po przekroczeniu limitu zatrudnienie z mocy prawa staje się bezterminowe. Od ogólnych reguł są wyjątki, np. zastępstwo nieobecnego pracownika lub praca sezonowa, ale trzeba je sprawdzić w konkretnej sytuacji.
• Wypowiedzenie przed terminem. Umowę na czas określony można wypowiedzieć przed jej końcem tylko wtedy, gdy strony przewidziały taką możliwość, a obowiązują przy tym przepisy o okresach wypowiedzenia.
• Uzasadnienie. Po zmianach wprowadzonych w ostatnich latach wypowiedzenie umowy terminowej wymaga wskazania przyczyny, a pracownik może odwołać się do sądu pracy.

Umowa terminowa ma więc przewagę przede wszystkim wtedy, gdy zakończenie współpracy następuje z upływem czasu, a nie w trakcie jej trwania.

Umowa na czas nieokreślony: stabilność i większa odpowiedzialność

Umowa bezterminowa daje pracownikowi poczucie bezpieczeństwa, a pracodawcy stabilny zespół. Zmniejsza rotację, a koszty rekrutacji i wdrożenia nie powtarzają się co kilka miesięcy. Pracownicy z takim zatrudnieniem zwykle chętniej inwestują w rozwój i firmę.

Z drugiej strony rozwiązanie takiej umowy jest bardziej sformalizowane. Okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i może sięgać kilku miesięcy. Wypowiedzenie musi mieć uzasadnioną przyczynę, a pracownik ma prawo je zaskarżyć. Dodatkowo niektórzy pracownicy podlegają szczególnej ochronie przed zwolnieniem, np. w czasie ciąży czy w okresie przedemerytalnym. Przed zwolnieniem warto więc sprawdzić, czy ochrona dotyczy danej osoby.

Jak dobrać umowę do sytuacji firmy

Nie ma jednej najlepszej formy. Pomocne bywają pytania:

1. Czy praca ma charakter stały, czy dotyczy konkretnego projektu lub zastępstwa?
2. Czy znam już kandydata, czy potrzebuję czasu na sprawdzenie jego umiejętności?
3. Czy zależy mi na szybkim zakończeniu współpracy, czy na zatrzymaniu pracownika na lata?
4. Czy nie przekroczę limitów dla kolejnych umów terminowych?

Typowy scenariusz to krótka umowa próbna, następnie umowa na czas określony, a potem bezterminowa dla osób, które się sprawdziły. Taka ścieżka nie jest jednak obowiązkowa. Przy sprawdzonym kandydacie bywa rozsądniejsze podpisanie od razu umowy na czas nieokreślony, która jest dla niego atrakcyjniejsza.

Częste błędy pracodawców

• Brak umowy na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Umowę należy zawrzeć na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, a jeśli się tak nie stało, trzeba potwierdzić pracownikowi ustalenia na piśmie.
• Nieprzemyślane łączenie umów. Kolejne umowy terminowe „na zapas” mogą skończyć się umową bezterminową, o czym pracodawca dowie się dopiero w sporze.
• Zbyt ogólne uzasadnienie wypowiedzenia. Przyczyna powinna być konkretna i prawdziwa, bo to ona jest oceniana przez sąd.
• Brak dokumentacji. Oceny pracy, ustalone cele i uwagi dotyczące okresu próbnego ułatwiają późniejszą decyzję i ewentualną obronę swojego stanowiska.

W razie wątpliwości, zwłaszcza przy łączeniu umów lub zwolnieniu osoby objętej ochroną, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy albo sprawdzić aktualne wyjaśnienia Państwowej Inspekcji Pracy. Umowa dobrana do realnych potrzeb firmy pozwala uniknąć kosztownych sporów i buduje dobre relacje z zespołem.