Wielu właścicieli małych firm przekonuje się o tym w trudny sposób: można mieć dobre zamówienia i widoczny zysk, a jednocześnie nie mieć pieniędzy na pensje, czynsz czy zakup towaru. Przyczyną jest brak płynności finansowej, czyli zdolności do regulowania zobowiązań na czas. To oddzielny temat od rentowności i wymaga osobnej uwagi.
Zysk to nie to samo co gotówka
Zysk wynika z różnicy między przychodami a kosztami w danym okresie, ale pieniądze wpływają i wypływają w innych terminach. Wystawiasz fakturę z terminem trzydziestu dni, a dostawcy i pracownicy czekają na zapłatę wcześniej. W efekcie firma „finansuje” klientów z własnych środków. Im szybciej rośnie sprzedaż, tym większa bywa luka, bo trzeba kupić więcej towaru lub zatrudnić ludzi, zanim pojawią się wpływy.
Dlatego prowadzenie firmy wymaga patrzenia nie tylko na wynik z księgowości, lecz także na rachunek wpływów i wydatków w czasie.
Prosta prognoza przepływów
Nie potrzebujesz skomplikowanego modelu. Wystarczy arkusz, w którym na najbliższe trzy miesiące rozpiszesz tydzień po tygodniu przewidywane wpływy i wydatki. Wpisz stałe koszty: czynsz, wynagrodzenia, składki, podatki, raty i abonamenty. Następnie dodaj zmienne: zakupy towaru, materiały, reklamę. Po stronie wpływów uwzględnij realne terminy płatności klientów, a nie te z faktury, jeśli wiesz, że zwykle płacą później.
Taka prognoza pokaże, w których tygodniach saldo może spaść poniżej bezpiecznego poziomu. Z wyprzedzeniem możesz wtedy przesunąć zakup, negocjować termin lub przyspieszyć fakturowanie. Aktualizuj ją co tydzień, to zajmuje kilkanaście minut.
Jak poprawić płynność
Po stronie wpływów pomagają następujące działania:
- wystawianie faktur od razu po wykonaniu usługi lub dostawie, a nie na koniec miesiąca,
- zaliczki lub przedpłaty przy większych zleceniach,
- krótsze terminy płatności dla nowych klientów,
- przypomnienia o zbliżającym się i minionym terminie płatności,
- zachęty do szybszej zapłaty, na przykład niewielki rabat za płatność przelewem w kilka dni.
Po stronie wydatków warto przejrzeć koszty stałe i zastanowić się, które można obniżyć lub przesunąć. Czasem opłaca się wynegocjować dłuższy termin płatności u dostawcy, o ile nie wiąże się to z dodatkowymi kosztami. Zamrożony w magazynie towar to także zamrożona gotówka, więc nadmierne zapasy należy ograniczać.
Poduszka bezpieczeństwa
Dobrą praktyką jest budowanie rezerwy na koncie firmowym, która pokryje stałe koszty przez kilka tygodni lub miesięcy, w zależności od branży i sezonowości. Zacznij od niewielkiej kwoty, odkładanej regularnie po każdej większej wpłacie. Rezerwa chroni przed przymusem brania drogich, krótkoterminowych zobowiązań w kryzysowej chwili.
Jeśli zewnętrzne finansowanie jest potrzebne, na przykład linia kredytowa w rachunku, najlepiej zadbać o nią wcześniej, kiedy firma stoi stabilnie, a nie w momencie problemów. Dokładnie czytaj warunki i koszty oraz porównuj oferty. W razie wątpliwości warto zapytać księgowego lub doradcę finansowego.
Pomocne jest również rozdzielenie pieniędzy firmowych od prywatnych. Osobne konto firmowe porządkuje wpływy i wydatki, ułatwia rozliczenia i pozwala dokładniej widzieć, ile faktycznie zostaje w firmie. Warto z wyprzedzeniem odkładać środki na podatki i składki, aby ich termin nie zaskakiwał. W razie niejasności co do terminów i kwot skonsultuj się z księgowym, który zna specyfikę Twojej działalności i formy opodatkowania.
Dobrą praktyką jest też regularne sprawdzanie wskaźników, które pokazują kondycję finansową: średni czas oczekiwania na płatność od klientów, średni czas, w jakim sam regulujesz zobowiązania, oraz poziom zapasów. Jeśli czas płatności od klientów rośnie, to sygnał ostrzegawczy, który warto przeanalizować, zanim problem się nasili.
Jak radzić sobie z nieterminowymi klientami
Zatory płatnicze to częsty problem. Reaguj od razu po terminie: uprzejmy telefon lub wiadomość z przypomnieniem zwykle wystarcza. Zapisuj ustalenia, a w razie dalszego opóźnienia wyślij formalne wezwanie do zapłaty. Warto także z góry określić w umowach lub warunkach współpracy zasady dotyczące terminów i odsetek za zwłokę. Przy większych zleceniach rozważ sprawdzenie wiarygodności nowego kontrahenta.
Płynność finansowa nie wymaga wiedzy specjalistycznej, tylko regularności. Cotygodniowy przegląd salda, prognoza na kilka tygodni naprzód i konsekwentne pilnowanie płatności pozwalają spać spokojniej i podejmować lepsze decyzje o rozwoju firmy.
